Vous souhaitez externaliser le nettoyage de vos bureaux mais vous ne savez pas exactement quelles prestations demander ?

Avant de solliciter plusieurs entreprises de nettoyage, préparer un cahier des charges permet de définir clairement vos besoins.

Ce document décrit les locaux à entretenir, les tâches attendues, leur fréquence et les conditions d'intervention.

Un cahier des charges précis vous aide à obtenir des devis comparables et à éviter les prestations inutiles ou oubliées.

Découvrez comment le préparer, avec un modèle pratique à adapter à votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un cahier des charges de nettoyage ?

Il s'agit d'un document qui formalise les attentes du client concernant l'entretien de ses locaux professionnels.

Il peut être utilisé pour une intervention ponctuelle ou pour un contrat d'entretien régulier.

Pour être utile, il doit répondre à cinq questions :

1. Quelles surfaces faut-il nettoyer ?

2. Quelles prestations sont attendues ?

3. À quelle fréquence ?

4. À quels horaires ?

5. Comment la qualité sera-t-elle contrôlée ?

Un document de quelques pages peut suffire pour une TPE, à condition qu'il soit précis.

Étape 1 : présenter les locaux

Commencez par décrire les caractéristiques de votre établissement.

Voici un exemple fictif pour une PME située à Lille :

Plus les informations sont détaillées, plus l'entreprise de nettoyage peut estimer correctement le temps nécessaire.

Étape 2 : définir les prestations par zone

La méthode la plus simple consiste à établir une liste de tâches pour chaque espace.

Bureaux et open spaces

Les prestations possibles comprennent :

• L'aspiration ou le lavage adapté des sols.

• Le dépoussiérage des surfaces accessibles.

• Le vidage des corbeilles.

• Le nettoyage des traces sur les portes.

• L'entretien des surfaces communes.

• Le dépoussiérage extérieur de certains équipements, selon les consignes.

Précisez si les bureaux doivent être nettoyés lorsqu'ils sont occupés par des documents ou du matériel personnel.

Salles de réunion

Prévoyez l'entretien des tables, chaises, sols et surfaces de contact.

Si la salle est utilisée occasionnellement, sa fréquence d'entretien peut être ajustée à l'occupation.

Sanitaires

Le cahier des charges peut mentionner :

• Le nettoyage des lavabos.

• L'entretien des cuvettes.

• Le lavage des sols.

• Le nettoyage des miroirs.

• Le contrôle des distributeurs.

• Le réapprovisionnement des consommables si cette mission est comprise.

Espaces de pause

Définissez précisément le nettoyage des tables, plans de travail, éviers et surfaces accessibles.

Attention à distinguer l'entretien des surfaces communes du nettoyage intérieur des appareils électroménagers, qui peut faire l'objet d'une demande particulière.

Surfaces vitrées

Indiquez séparément les vitres intérieures, fenêtres extérieures, cloisons vitrées et portes vitrées.

Précisez leur accessibilité et leur fréquence d'entretien.

Étape 3 : construire un planning de nettoyage

Voici un exemple de tableau à intégrer à votre cahier des charges.

Ce tableau est un modèle, pas une fréquence imposée.

Il doit être ajusté selon le niveau de salissure et l'activité des locaux.

Étape 4 : préciser les horaires et conditions d'accès

Les modalités pratiques influencent fortement l'organisation du nettoyage.

Votre cahier des charges devrait indiquer :

• Les jours autorisés pour les interventions.

• Les plages horaires disponibles.

• Les procédures d'ouverture et de fermeture.

• Les espaces interdits d'accès.

• Les éventuels systèmes d'alarme.

• Les contraintes liées aux activités du personnel.

• Les équipements que le prestataire ne doit pas déplacer.

Pour les bureaux contenant des documents confidentiels, il peut être utile de préciser les consignes concernant les dossiers, les écrans et les bureaux occupés.

Étape 5 : déterminer qui fournit le matériel

Le cahier des charges doit préciser si les produits et équipements sont fournis par le prestataire.

Il faut également identifier qui prend en charge les consommables : savon, papier hygiénique, essuie-mains ou sacs poubelle.

Une proposition peut inclure la main-d'œuvre et le matériel de nettoyage sans comprendre les consommables sanitaires.

L'indiquer dès le départ évite les divergences entre devis.

Étape 6 : prévoir les contrôles qualité

La qualité du nettoyage ne dépend pas uniquement du nombre d'interventions.

Il est pertinent de définir les éléments permettant de vérifier les prestations.

Par exemple :

• Sols visuellement propres après intervention.

• Corbeilles vidées selon le planning.

• Sanitaires entretenus conformément au cahier des charges.

• Absence de traces manifestes sur les surfaces prévues.

• Signalement des dégradations observées.

• Traitement des éventuelles réclamations.

Une petite entreprise peut simplement prévoir un point périodique avec son prestataire.

Modèle de cahier des charges à copier

Entreprise : [Nom de l'entreprise]

Adresse des locaux : [Adresse complète]

Surface totale : [Nombre de m²]

Effectif habituel : [Nombre de personnes]

Nombre de sanitaires : [Nombre]

Principaux revêtements : [Carrelage, PVC, parquet, moquette...]

Fréquence souhaitée : [Nombre de passages par semaine]

Horaires autorisés : [Créneaux]

Prestations courantes :

• Aspiration et lavage des sols selon les revêtements.

• Dépoussiérage du mobilier accessible.

• Vidage des corbeilles.

• Entretien des sanitaires.

• Nettoyage des espaces communs.

• Entretien des surfaces de contact définies.

Prestations périodiques :

• Nettoyage des vitres.

• Entretien approfondi des revêtements.

• Autres opérations définies selon les besoins.

Produits et matériel : [À préciser]

Consommables : [À préciser]

Conditions d'accès : [À préciser]

Modalités de suivi : [À préciser]

Date souhaitée de démarrage : [À préciser]

Ce modèle peut être transmis à plusieurs prestataires pour obtenir des propositions comparables.

Les erreurs à éviter dans son cahier des charges

Demander un « nettoyage complet » sans précision

Cette formulation ne permet pas d'identifier les tâches réellement attendues.

Imposer la même fréquence partout

Certaines zones sont beaucoup plus sollicitées que d'autres.

Oublier les prestations périodiques

Le lavage des fenêtres ou l'entretien approfondi des sols peut nécessiter une organisation distincte du nettoyage courant.

Négliger les conditions d'accès

Un créneau d'intervention irréaliste ou une procédure d'accès incomplète peut compliquer l'exécution du contrat.

Ne comparer que le prix final

Deux offres de nettoyage peuvent avoir des contenus très différents.

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FAQ — Cahier des charges nettoyage

Un cahier des charges est-il obligatoire ?

Il n'est pas systématiquement obligatoire pour un contrat de nettoyage courant, mais il est fortement recommandé pour formaliser les attentes.

Qui doit rédiger le cahier des charges ?

Le client peut le préparer lui-même, éventuellement avec l'aide du prestataire chargé d'évaluer ses besoins.

Peut-on utiliser le même modèle pour un commerce ?

Oui, à condition de l'adapter aux contraintes du point de vente, notamment les vitrines, les horaires d'ouverture et la fréquentation.

À quelle fréquence faut-il le mettre à jour ?

Lorsqu'une modification significative intervient : déménagement, évolution de la superficie, changement d'occupation ou modification des prestations.