Politique de confidentialité

Cleanelis accorde une attention particulière à la confidentialité des informations qui lui sont confiées.

La présente politique explique comment les données personnelles sont collectées, utilisées, conservées et protégées dans le cadre de la consultation du site cleanelis.fr, du parcours de demande de devis sur cleanelis.com, de nos échanges et de la gestion de nos prestations de nettoyage.

Elle s’adresse notamment aux visiteurs, prospects, clients particuliers et interlocuteurs de nos clients professionnels.

Les traitements sont réalisés conformément au règlement général sur la protection des données — règlement (UE) 2016/679, dit « RGPD » — et à la loi Informatique et Libertés modifiée.

1. Responsable du traitement et contact

Le responsable du traitement est :

Mattéo GASPARD EI, exerçant sous le nom commercial Cleanelis.

• Adresse professionnelle : Mons-en-Baroeul (diffusion partielle).

• SIREN : 104686001.

• Adresse électronique : m.gaspard@cleanelis.fr.

• Téléphone : 06 30 43 91 30.

Pour toute question concernant vos données ou pour exercer vos droits, vous pouvez écrire à l’adresse électronique ci-dessus, en précisant l’objet de votre demande.

2. Données que nous traitons

Nous limitons la collecte aux informations nécessaires aux finalités décrites dans cette politique.

Selon votre utilisation de nos services, les données traitées comprennent :

• Votre identité et vos coordonnées : nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone et adresse postale.

• Vos informations professionnelles : entreprise, fonction, coordonnées professionnelles et identité des interlocuteurs nécessaires au suivi de la relation.

• Les caractéristiques de votre demande : type de prestation, adresse d’intervention, surfaces, fréquence souhaitée, disponibilités, contraintes pratiques et informations utiles à l’établissement d’une estimation ou d’un devis.

• Le contenu de nos échanges : messages, demandes de rappel, correspondances et éventuelles pièces transmises.

• Les données de la relation contractuelle : devis, contrats, interventions, factures, suivi des règlements et réclamations.

• Les données techniques effectivement enregistrées par les services utilisés : adresse IP, date et heure de connexion, informations sur le navigateur, pages consultées et événements nécessaires au fonctionnement ou à la sécurité.

• Vos choix de confidentialité : consentements, retraits de consentement et oppositions, lorsqu’ils sont applicables.

Les champs obligatoires sont signalés sur les formulaires. Sans les informations nécessaires, nous pouvons ne pas être en mesure de vous rappeler, d’étudier votre demande ou d’organiser une prestation. Les autres informations sont facultatives.

Nous vous invitons à ne pas transmettre de données sensibles, de documents d’identité, de coordonnées bancaires complètes ou de codes d’accès dans les champs libres des formulaires. Les modalités de transmission d’informations confidentielles nécessaires à une intervention sont convenues séparément.

Lorsque vous communiquez les coordonnées d’une autre personne, transmettez uniquement les informations utiles et assurez-vous de pouvoir le faire légitimement.

3. Origine des données

Nous recueillons principalement les données directement auprès de vous, notamment lorsque vous :

• utilisez un formulaire ou le parcours de demande de devis ;

• nous contactez par téléphone ou par courrier électronique ;

• échangez avec nous au sujet d’une prestation ;

• devenez client.

Dans le cadre de nos relations professionnelles, certaines coordonnées peuvent également provenir de votre entreprise, d’une mise en relation ou de sources professionnelles accessibles au public, lorsque leur utilisation est autorisée.

En cas de collecte indirecte, nous vous informons des catégories de données, de leur source et de leur utilisation au plus tard lors de notre premier contact et, en principe, dans le mois suivant leur obtention, sous réserve des exceptions légales.

4. Pourquoi nous utilisons vos données

Répondre à vos demandes

Nous utilisons vos coordonnées et vos messages pour répondre à vos questions, vous rappeler et assurer le suivi de nos échanges.

Les demandes générales reposent sur notre intérêt légitime à répondre aux personnes qui nous contactent. Les demandes visant à préparer une prestation reposent sur les mesures précontractuelles prises à votre demande.

Lorsque vous représentez une entreprise cliente ou prospecte, le traitement de vos coordonnées professionnelles repose sur notre intérêt légitime à gérer cette relation professionnelle.

Préparer une estimation et un devis

Nous utilisons les caractéristiques des espaces et des prestations souhaitées pour évaluer votre besoin et préparer une proposition.

Lorsque le parcours de devis génère une estimation automatique, celle-ci est calculée à partir des paramètres renseignés, notamment les surfaces, la fréquence et les services sélectionnés. Elle reste indicative et fait l’objet d’une vérification humaine avant confirmation du devis.

Cette estimation ne constitue pas, à elle seule, une décision exclusivement automatisée produisant des effets juridiques ou des effets significatifs comparables à votre égard.

Réaliser et suivre les prestations

Les données nécessaires à la planification, à l’exécution et au suivi des interventions sont utilisées pour exécuter le contrat conclu avec vous.

Pour les interlocuteurs d’une entreprise cliente, le traitement repose sur notre intérêt légitime à organiser et suivre les prestations convenues avec cette entreprise.

Facturer et respecter nos obligations

Les données nécessaires à la facturation, à la comptabilité et aux obligations fiscales sont traitées sur le fondement de nos obligations légales.

Gérer les réclamations et défendre nos droits

Nous utilisons les informations pertinentes pour traiter les difficultés, documenter les échanges et, si nécessaire, constater, exercer ou défendre des droits en justice.

Ces traitements reposent sur notre intérêt légitime à gérer les réclamations et à protéger nos droits, ainsi que sur les obligations légales applicables.

Assurer le fonctionnement et la sécurité

Les données techniques nécessaires servent à maintenir les services, identifier les incidents et prévenir les accès non autorisés ou les usages abusifs.

Ces traitements reposent sur notre intérêt légitime à assurer la disponibilité et la sécurité de nos services, sous réserve des règles particulières applicables aux cookies et traceurs.

Présenter nos services

Nous pouvons adresser des communications professionnelles concernant les services de Cleanelis lorsque leur objet est en rapport avec l’activité du destinataire. Ce traitement repose sur notre intérêt légitime à développer notre activité, dans le respect du droit d’opposition.

Pour les particuliers, les communications commerciales électroniques reposent sur un consentement préalable, sauf exception légale applicable, notamment pour certains services similaires proposés à des clients existants.

Une demande de devis ou de rappel ne vaut pas, à elle seule, inscription à une newsletter ou consentement général à recevoir de la publicité.

Vous pouvez vous opposer gratuitement à la prospection à tout moment, au moyen du dispositif indiqué dans nos messages ou en écrivant à m.gaspard@cleanelis.fr.

5. Blog et contenus éditoriaux

Le site peut publier des articles consacrés au nettoyage, à l’entretien des locaux et aux services de Cleanelis.

La consultation des articles ne nécessite pas, en elle-même, de communiquer votre nom ou vos coordonnées. Les données techniques de navigation et les éventuels traceurs restent soumis à la présente politique.

La publication d’articles ne vous inscrit automatiquement à aucune liste de diffusion.

Si une newsletter, des commentaires ou une autre fonctionnalité collectant des données sont activés, une information adaptée sera fournie au moment de la collecte et cette politique sera complétée avant leur mise en service.

Lorsque nous souhaitons publier un témoignage, une photographie ou une réalisation permettant d’identifier une personne, nous déterminons préalablement les conditions légales de cette publication et recueillons une autorisation lorsqu’elle est nécessaire. La conclusion d’un contrat de nettoyage ne vaut pas autorisation générale d’utiliser votre image ou votre témoignage.

6. Destinataires des données

Les données sont accessibles aux seules personnes habilitées qui en ont besoin dans le cadre de leurs missions.

Selon les besoins, les destinataires comprennent :

• les personnes chargées des demandes commerciales, de l’organisation des interventions et du suivi administratif ;

• les intervenants auxquels sont communiquées les informations nécessaires à la prestation ;

• les prestataires techniques assurant l’hébergement, les formulaires, le parcours de devis, la messagerie ou la maintenance ;

• les prestataires de gestion et de comptabilité ;

• nos conseils, assureurs ou autorités compétentes lorsqu’une transmission est nécessaire et légalement justifiée.

Lorsqu’un prestataire agit pour notre compte en qualité de sous-traitant, ses obligations en matière de protection des données sont encadrées conformément au RGPD.

Les données ne sont pas mises à disposition de partenaires pour leurs propres campagnes commerciales sans fondement juridique approprié et sans l’information requise.

Prestataires et services utilisés :

[À COMPLÉTER AVANT PUBLICATION : préciser les prestataires effectivement utilisés pour l’hébergement de cleanelis.fr et cleanelis.com, les formulaires, le calcul des devis, la messagerie, la gestion des contacts et les éventuels outils de statistiques ou de publicité. Indiquer leur rôle et les liens utiles vers leurs informations de confidentialité.]

7. Durées de conservation

Les données ne sont pas conservées indéfiniment. Les durées dépendent de leur utilité et des obligations applicables.

• Demandes générales sans suite commerciale : pendant le traitement de la demande, puis jusqu’à un an après sa clôture, sauf nécessité justifiée de conserver certains éléments.

• Données de prospects utilisées pour la prospection : au maximum trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact actif émanant du prospect. Nos seules relances ne prolongent pas ce délai.

• Données nécessaires aux prestations : pendant la relation contractuelle.

• Données de clients utilisées pour la prospection : pendant la relation commerciale, puis au maximum trois ans après sa fin, sous réserve d’une opposition ou d’un retrait du consentement.

• Pièces comptables et justificatifs : dix ans à compter de la clôture de l’exercice concerné.

• Éléments nécessaires à la preuve d’un contrat ou à la défense de droits : archivage limité aux pièces utiles pendant la prescription applicable, généralement cinq ans, sous réserve des règles particulières ou d’une procédure en cours.

• Informations nécessaires au respect d’une opposition commerciale : conservation minimale de trois ans dans une liste d’exclusion, uniquement pour éviter une nouvelle sollicitation.

• Journaux techniques : [DURÉE RÉELLE OU CRITÈRES DE CONSERVATION À CONFIRMER AVEC LES PRESTATAIRES].

• Cookies, traceurs et données associées : durées indiquées dans l’information spécifique prévue ci-dessous.

Lorsqu’un archivage est nécessaire, les données concernées sont séparées de l’utilisation courante et leur accès est limité.

À l’expiration des durées applicables, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

8. Cookies et autres traceurs

Les cookies et technologies similaires permettent de lire ou d’enregistrer des informations sur votre appareil.

Les traceurs strictement nécessaires au fonctionnement d’un service expressément demandé peuvent être utilisés sans consentement préalable.

Les autres traceurs, notamment publicitaires ou de mesure d’audience non exemptée, nécessitent votre consentement avant leur activation.

Lorsqu’un choix est proposé :

• vous pouvez accepter ou refuser les traceurs facultatifs avec la même facilité ;

• vous pouvez choisir par finalité ;

• la poursuite de la navigation ne vaut pas consentement ;

• votre refus n’empêche pas l’accès aux fonctionnalités qui ne dépendent pas de ces traceurs ;

• vous pouvez retirer votre consentement aussi facilement que vous l’avez donné.

Traceurs effectivement utilisés :

[À COMPLÉTER APRÈS VÉRIFICATION DES DEUX SITES : nom du traceur ou de la technologie, fournisseur, finalité, durée de fonctionnement, durée de conservation des données et éventuels transferts hors de l’Espace économique européen. Si aucun traceur facultatif n’est utilisé, l’indiquer expressément après vérification.]

Gestion des préférences : [EMPLACEMENT DU LIEN OU DU BOUTON PERMETTANT DE MODIFIER LES CHOIX, SI DES TRACEURS SOUMIS AU CONSENTEMENT SONT UTILISÉS].

Le paramétrage de votre navigateur permet également de limiter certains cookies. Le blocage des traceurs indispensables peut affecter les fonctionnalités correspondantes.

9. Hébergement et transferts internationaux

Le lieu de stockage des données et les possibilités d’accès depuis l’étranger dépendent des prestataires utilisés.

Situation applicable à nos services :

[À COMPLÉTER AVANT PUBLICATION : préciser les pays d’hébergement et d’accès pertinents. Pour chaque transfert hors de l’Espace économique européen, indiquer le prestataire ou la catégorie concernée, les pays destinataires et le mécanisme juridique réellement applicable : décision d’adéquation ou garanties appropriées, notamment clauses contractuelles types accompagnées des mesures nécessaires.]

Lorsqu’un transfert international existe, vous pouvez obtenir des informations sur son encadrement et une copie des garanties communicables en écrivant à m.gaspard@cleanelis.fr.

10. Sécurité et confidentialité

Cleanelis met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques pour protéger les données contre la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé.

Ces mesures sont ajustées à la nature des informations, aux outils utilisés et aux personnes qui doivent y accéder.

En cas de violation de données, nous évaluons ses conséquences et procédons aux notifications à l’autorité de contrôle et à l’information des personnes concernées lorsque la réglementation l’exige.

11. Vos droits

Dans les conditions prévues par la réglementation, vous disposez :

• d’un droit d’accès à vos données ;

• d’un droit de rectification ;

• d’un droit à l’effacement ;

• d’un droit à la limitation du traitement ;

• d’un droit d’opposition, pour des raisons tenant à votre situation particulière, aux traitements fondés sur notre intérêt légitime ;

• d’un droit d’opposition à la prospection commerciale à tout moment et sans justification ;

• d’un droit à la portabilité, pour les données que vous avez fournies lorsque le traitement automatisé repose sur votre consentement ou sur un contrat ;

• du droit de retirer votre consentement à tout moment, sans remettre en cause la licéité du traitement antérieur à ce retrait.

L’exercice de ces droits peut connaître des limites légales, notamment lorsque certaines données doivent être conservées pour respecter une obligation ou défendre un droit en justice.

Pour exercer vos droits, contactez m.gaspard@cleanelis.fr ou écrivez à l’adresse professionnelle indiquée au début de cette politique.

Précisez votre demande et les informations permettant de retrouver les données concernées. En cas de doute raisonnable sur votre identité, nous pouvons demander les seuls éléments complémentaires nécessaires à sa vérification.

Nous répondons dans les meilleurs délais et, en principe, dans un délai d’un mois suivant la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois en raison de la complexité ou du nombre de demandes ; nous vous informons alors de cette prolongation et de ses motifs dans le premier mois.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés — CNIL, sur www.cnil.fr, sans être tenu de nous contacter préalablement.

12. Services et liens externes

Le site peut contenir des liens vers des réseaux sociaux ou d’autres services externes. Lorsque vous consultez ces services, leurs propres règles de protection des données s’appliquent aux traitements dont ils sont responsables.

Pour les contenus externes intégrés directement dans nos pages, les éventuelles opérations soumises au consentement doivent être bloquées jusqu’à votre accord.

13. Évolution de cette politique

Cette politique peut être mise à jour pour tenir compte de l’évolution de nos services, des outils utilisés ou de la réglementation.

La date de mise à jour figure en tête du document. En cas de modification substantielle des traitements, les personnes concernées reçoivent une information adaptée. Un nouveau consentement est recueilli lorsque cela est nécessaire.

Toute nouvelle utilisation des données pour une autre finalité fait l’objet de l’information et des vérifications requises avant sa mise en œuvre.